Peran PPK di SPSE 4.3 (Persiapan Pengadaaan)

Sentani,JPR – Pejabat Pembuat Komitmen atau yang biasa disingkat PPK dalam dunia pengadaan barang dan jasa adalah  pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA untuk pengambil keputusan dan/atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/anggaran belanja daerah (Pasal 1 angka 10 Perpres No.16 Tahun 2018).

Pada SPSE 4.3 salah satu tugas PPK adalah Persiapan Pengadaaan. Persiapan Pengadaan tersebut dimulai dengan cara : Input Rincian HPS, Input Spesifikasi Teknis dan KAK, Input Rancangan Kontrak, dan Memilih UKPBJ sebagai pelaksana pemilihan.

Berikut tahapan cara dalam melakukan persiapan Pengadaan yang dilakukan oleh PPK :

1. Login Sebagai PPK di SPSE 4.3

Pilih Login, masukkan User ID dan password, kemudian pilih Non-Penyedia dan klik button ‘Login’

2. Halaman Beranda PPK

Setelah berhasil Login, maka akan masuk ke halaman Beranda PPK. Di dalam beranda terdapat informasi paket tender dan non- tender serta menu pencatatan paket non traksaksional dan swakelola

3. E-Tendering PPK

Pada proses e-tendering, PPK dapat membuat paket tender dan membuat dokumen kontrak pada paket tender. Pilih menu Daftar Paket kemudian klik button ‘Buat Paket’.

Pilih K/L/D/I, Apabila daftar paket yang diumumkan di SiRUP tidak muncul, maka bisa klik button reload untuk merefresh data, Pilih metode pemilihan, Pilih Tahun Anggaran dan Pilih nama paket.

Selanjutnya akan tampil informasi rencana pengadaan yang telah dipilih oleh PPK, klik button ‘Buat Paket’ untuk membuat paket tender.

Pilih ‘OK’ untuk Konfirmasi pembuatan paket

Pilih Lokasi pekerjaan, Kemudian tekan selanjutnya

selanjutnya akan muncul kolom nilai HPS, dokumen pemilihan, dan UKPBJ yang harus diisi.

4. Mengisi Rincian HPS

PPK dapat mengisi rincian HPS dengan men-download template rincian HPS yang telah disediakan kemudian meng-upload nya kembali atau langsung mengisi pada kolom HPS yang telah disediakan.

Apabila PPK men-download template rincian HPS, maka akan tampil file template rincian HPS berbentuk Excel. PPK dapat mengisi rincian HPS pada file tersebut kemudian meng-upload-nya kembali ke sistem.

5. Isi Spesifikasi Teknis dan Gambar

Klik button ‘Upload’ untuk meng-upload spesifikasi teknis dan gambar

Jika sudah ter-upload maka nama file akan muncul pada halaman spesifikasi teknis dan gambar

6. Isi Daftar Rancangan Kontrak

Klik button ‘Upload’ untuk meng-upload Daftar Rancangan Kontrak

Jika sudah ter-upload maka nama file akan muncul pada halaman Daftar Rancangan Kontrak

7. Pilih UKPBJ

Jika  sudah  mengisi  dokumen  pemilihan,  tahap  selanjutnya  adalah  memilih  UKPBJ,  Kemudian Klik  button  ‘Simpan  dan Membuat Paket’ untuk menyimpan data paket.

Selanjutnya akan muncul notifikasi bahwa data paket telah tersimpan.

Selanjutnya paket tender yang telah dibuat oleh PPK akan diteruskan oleh pokja pemilihan untuk melaksanakan persiapan dan pelaksanaan pemilihan penyedia.

Demikian tadi penjelasan mengenai peran PPK dalam Persiapan Pengadaaan. Persiapan Pengadaan dimulai dengan Input Rincian HPS, Input Spesifikasi Teknis dan KAK, Input Rancangan Kontrak, dan Memilih UKPBJ sebagai pelaksana pemilihan. Diharapkan PPK harus disiplin dengan jadwal rencana pengadaan yang sudah ia tetapkan sebelumnya. Ia harus berkoordinasi dengan Unit Layanan Pengadaan (ULP) terkait dengan proses pelaksanaan pemilihan penyedia, khususnya dalam hal persiapan pengadaan, penetapan spesifikasi teknis, penetapan harga perkiraan sendiri (HPS), dan rancangan kontrak. Hal ini dimaksudkan agar tidak ada perbedaan pandangan antara apa yang dimaksudkan oleh PPK dengan pihak ULP yang dapat mengakibatkan proses pengadaan menjadi tertunda.